От хаоса к результату: как автоматизация изменила производство, продажи и расчёт зарплаты

Рутинные операционные процессы часто отнимают много времени и негативно влияют на управленческие решения. С такими сложностями столкнулась компания по производству и продаже автомобильных деталей. Внедрив программные продукты "1С" (18+) и облачные технологии, организация смогла повысить точность учёта, оптимизировать подбор товаров, отслеживать их перемещения, а также сделать систему расчёта зарплаты более прозрачной и удобной.

Описание компании и её потребностей

С 2016 года компания специализируется на производстве и реализации автозапчастей, узлов и принадлежностей для спецтехники. Компания расположена в Иркутске, география продаж охватывает всю страну. Ассортимент продукции включает более 370 наименований, а выручка за последний финансовый год превысила 158 млн рублей.

Чтобы сохранить конкурентоспособность в условиях быстро меняющегося рынка, руководство приняло решение автоматизировать бизнес-процессы. Цель –повысить эффективность работы, сократить количество ошибок, ускорить выполнение задач и освободить время для стратегических целей.

Проблемы и вызовы, с которыми сталкивалась компания до автоматизации

Программный продукт "1С:Управление нашей фирмой" (1С:УНФ) являлся основной платформой для организации ключевых процессов, связанных с товарными операциями и финансами. Однако стандартного функционала оказалось недостаточно для решения трёх важных задач:

1. Подбор аналогов. 

Сложности в оформлении документации, которые связаны с ручным перебором аналогов, приводили к неучтённым позициям, замедлению обслуживания клиентов, ухудшению продаж и репутации компании. Это происходит из-за того, что в базе данных программы 1С:УНФ содержится множество позиций товаров, которые являются аналогами друг друга, но требуют отдельного учёта.

2. Расчёт потребностей. 

Компания несла дополнительные издержки по причине медленной обработки клиентских запросов. Для организации важно при заказе товаров учитывать складские запасы аналогичных товаров. Типовая версия 1С:УНФ не позволяет реализовать эти функции.

В зависимости от способа пополнения складских запасов все товары можно разделить на две группы:

• Автоматическое пополнение — система отслеживает минимальные остатки и автоматически формирует потребность;
• Ручное пополнение — контроль остатков ведётся вручную.

3. Расчет заработной платы.

Сложная система расчёта премий в зависимости от позиции товара и уровня полномочий сотрудника (менеджер или руководитель) не поддерживалась типовой версией 1С:Управление нашей фирмой. Расчёты приходилось выполнять вручную в Excel: из заказов переносились данные, рассчитывались проценты и формировался файл для каждого работника. Это занимало много времени и создавало риск ошибок.

Выбор решения для автоматизации

Компания приняла решение сохранить в качестве основного рабочего инструмента 1С:УНФ, поскольку в нём уже были все необходимые данные и функции: управление продажами, закупками, складом, финансами, зарплатой, а также инструменты для анализа состояния компании и создания отчётности. 

Однако из-за удалённости складов и магазина друг от друга, а также широкой продуктовой линейки требовалось решение, которое могло бы эффективно работать с текущей системой и учитывать особенности компании. Размещение данных на отдельном сервере увеличивало бы расходы, поэтому был сделан выбор в пользу переноса базы 1С:УНФ в облачный сервис 1С:Фреш.

Ключевым шагом на пути к оптимизации бизнес-процессов стало внедрение доработок под специфику компании, т.к. типовой функционал программы хоть и был удобной базой, но всё же не полностью соответствовал потребностям предприятия. После анализа ситуации были разработаны индивидуальные решения, которые позволили максимально эффективно использовать возможности сервиса.

Результаты автоматизации

Были проведены следующие доработки по адаптации типового решения:

1. Создана функция "Расчёт потребностей". Она включает столбцы: "Номенклатура", "Остаток на складе", "Минимальное количество", "Максимальное количество" и "Потребность" (максимальный запас минус остаток по складу).
2. Если выбран способ пополнения "Автоматическое", отображается номенклатура, у которой остатки по складу ниже минимального остатка. Если выбрано пополнение "Ручное", то отображается вся номенклатура с указанным способом пополнения.
3. Предусмотрена возможность создания заказов поставщикам по выбранным позициям с заполнением реквизита "Контрагент" значением из карточки номенклатуры "Поставщик". Заказы поставщикам группируются по контрагенту.
4. Расширение "Подбор номенклатуры в документах реализаций" было усовершенствовано: добавлен параметр "Способ пополнения" в карточку номенклатуры с опциями "Автоматическое" и "Ручное". Этот параметр также отображается на форме подбора аналогов.
5. Разработано расширение для документа заказ-наряд по расчету заработной платы и отчет по расчету заработной платы.
6. В разделе "Работы" добавлены дополнительные настройки "Настройка процентов" с 4 параметрами.
7. Добавили дополнительную вкладку "ФОТ" (Фонд оплаты труда) для фиксации общей суммы премии.
8. Разработали внешний отчет, отражающий информацию по начислению премий сотрудникам по заказ-нарядам.
9. Доработки адаптированы под требования сервиса https://1cfresh.com/.

Благодаря индивидуальным доработкам, компания достигла следующих результатов:

• Сократилось количество ошибок в документообороте и работе с клиентами.
• Повысилась удовлетворённость клиентов благодаря точной и оперативной информации и быстрой обработке запросов.
• Усилилась эффективность управления компанией, поскольку многие операционные задачи стали занимать гораздо меньше времени. 

Все внедрённые доработки стали возможны благодаря надёжной базе — программному продукту "1С:Управление нашей фирмой". Именно он обеспечил тот фундамент, на который можно было "надстраивать" решения под специфику компании, не ломая уже выстроенные процессы. Типовой функционал оказался гибким и открытым для развития. Это по-настоящему рабочий инструмент, который можно адаптировать под реальные задачи бизнеса, сохраняя целостность системы и контроль над всеми операциями. Так, организация выстроила устойчивую, масштабируемую и эффективную модель управления.

Компания вовремя обратилась к надежному партнёру 1С для перехода на новый уровень. Если вы тоже думаете об автоматизации бизнес-процессов или же находитесь на пути к открытию своего предприятия — команда "1С-Форус" готова помочь.

Компания “1С-Форус” — официальный дистрибьютор фирмы "1С". Переходите по ссылке или пишите на почту partner@forus.ru, и представители компании свяжутся с вами для подбора надежного партнёра и внедрения 1С.

Реклама. Рекламодатель: ООО "1С-Форус", ОГРН 1033801027468, юр.адрес 664007, Иркутская обл., г. Иркутск, ул. Поленова, д. 19.

Актуальные новости региона в Telegram

вступай в группу ИА IrkutskMedia во "ВКонтакте"